Recherche dans la documentation hypothécaire
Le transfert aux services d'archives concernés des registres de formalité et des registres d'ordre décharge le conservateur des hypothèques des recherches demandées par les particuliers et fait cesser la perception des droits afférents. Les copies qui sont réalisées par les Archives départementales ne sont pas susceptibles d'engager la responsabilité de l'Etat.
Les reproductions de documents hypothécaires réalisées par le service sont effectuées dans la salle de lecture au tarif des photocopies ; par correspondance, elles obéissent à un tarif particulier qui prend en compte le travail de recherche effectué par le personnel des Archives.
Les archives postérieures au 31 décembre 1955 restent de la compétence de la Conservation des hypothèques d'Aurillac.
Le rattachement des bureaux de Murat et de Saint-Flour à celui d'Aurillac, en 1927, a pour conséquence que les recherches concernant des biens situés dans ces arrondissements fiscaux, après cette date, doivent se faire dans la documentation du bureau d'Aurillac.
L'ensemble de la sous-série 4 Q, étant antérieur à 1956, a donc plus de 50 ans et se trouve de ce fait librement communicable.
1. Recherche sur place
- a. Conditions de la recherche
Lorsque l'usager fait sur place sa recherche, elle est naturellement gratuite. Les agents de la salle de lecture orientent ces recherches, parfois délicates, et prodiguent leurs conseils aux usagers.
Les reproductions de documents hypothécaires réalisées par le service sont effectuées dans la salle de lecture au tarif ordinaire des photocopies ; il est loisible à l'usager de photographier (sans flash) les pages qui l'intéressent.
Le registre indicateur de la table alphabétique du répertoire des formalités hypothécaires contient une liste alphabétique de noms accompagnés d'un numéro de volume. Ce n° correspond au volume des tables alphabétiques du répertoire des formalités hypothécaires. Ces tables alphabétiques indiquent le nom et le prénom de la personne suivi d'un n° de volume et de case. Ces numéros renvoient au volume des répertoires des formalités hypothécaires et à la case dans le volume correspondant à la personne recherchée.
Dès lors, le chercheur obtient les nom et prénoms de la personne, la date et le lieu de naissance, parfois la date et le lieu de décès, le nom du conjoint, l'actif et le passif de la personne, c'est-à-dire les biens dont elle a été propriétaire et ceux dont elle n'est plus propriétaire.
L'actif correspond à la partie gauche du registre ; il est dénommé transcription.
Le passif correspond à la partie droite du registre et porte le nom d'inscription.
Une fois que le chercheur a en sa possession le relevé des formalités hypothécaires d'une personne, où sont indiqués pour chaque bien un n° de volume, de case, de date, la nature de la transcription ou de l'inscription, parfois une valeur, la recherche dans les registres de formalités hypothécaires à proprement parler peut s'effectuer grâce aux numéros de volumes et de case.
2. Recherche par correspondance
En vertu de l'annexe C (tarifs de reproduction et de réutilisation) du Règlement général pour la réutilisation d'informations publiques détenues par les archives départementales du Cantal établi en septembre 2017, les recherches par correspondance dans la documentation hypothécaire sont ainsi facturées :
- 15 euros par copie de formalités hypothécaires (photocopie)
- 2 euros forfaitaires pour frais d'envoi.
Par correspondance, seules les recherches portant sur un document précisément identifiable seront honorées. Les demandes doivent donc être effectuées suivant le formulaire disponible sur le site internet des Archives départementales, diffusé à l'ensemble des notaires du Cantal et placé à la suite de la présente introduction.
